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[轉貼] 使用簡報軟體的九大錯誤

  常運用簡報軟體進行演講或報告嗎?就算是一些知名的企業主管,也常常變成糟糕的演講者,因為他們錯以為科技可以幫他們化腐朽為神奇。

  美國溝通訓練顧問布赫(Dianna Booher),日前於CEO Refresher 雜誌指出,很多人在使用簡報軟體時,常犯以下九大錯誤:

1.用簡報軟體掩飾所有問題。
  主講者把簡報軟體視為報告內容的提示卡、填補報告多餘的時間,或者讓雙手有事可忙,避免不知所措。簡報軟體成為掩飾問題的盾牌,沒有發揮應有的功能。

2.簡報軟體成為主角。
  簡報軟體的重要性超越了主講者,報告主軸不應該是主講者引導聽眾,從一張投影片到下一張投影片。主講者才是主角,簡報軟體只是發揮助功效果的配角。不要有「既然要使用簡報軟體,不如就多做幾張投影片」的心態,平均而言,報告時每分鐘最多使用一張投影片。

3.使用冗長的條列內容。
  使用簡報軟體時,最糟的情況是,投影片上只有密密麻麻的文字,其次是,投影片上點列出一長串只有一、二個字的內容,看起來有如家庭主婦的購物清單。應該思考如何以純文字以外的方式表達,增加照片或圖表等視覺元素。

4.選擇不適合的視覺輔助工具。
  實物或模型適合說明,圖表適合顯示趨勢或比較,照片和卡通則適合表達概念。了解報告的目的,選擇最適合報告的視覺輔助工具。

5.對著簡報軟體報告。
  主講者對報告內容應該熟悉到可以看著聽眾,而不是一直看著簡報軟體,尤其忌諱把簡報軟體上的內容逐字照著唸。

6.把簡報軟體工具擺放在舞台中央。
  在聽眾正前方的應該是主講人,而不是簡報軟體工具,如果主講者站在一旁,會成為唸旁白的角色。在大部份的演講報告場所中,把播放簡報軟體的螢幕,斜置於舞台的一角,主講者站在舞台的中央,是較佳的選擇。

7.製造混亂。
  投影片避免添加無關的圖文,也避免丟給聽眾一大堆的數字,這兩種情況都會造成模糊焦點的效果。在版面方面,統一字型和大小,二者都以適合聽眾閱讀為考量標準,不要製造視覺上的混亂。善用留白,幫助聽眾看出哪些是主要概念,哪些則是次要概念。在數字方面,只給予聽眾關鍵的數字,例如,公司的支出增加了四0%,如果必要,其他的次要數字可以印成講義,供聽眾在報告後參考。

8.充斥過多的訊息。
  一張投影片應該只有一個主要概念,使用簡報軟體的一個主要目的,是簡化複雜的資訊,如果聽眾必須仔細研究才能了解軟體上的內容,便失去了原來的意義。

9.投影片轉換過於花俏。
  投影片轉換的方式會影響簡報的速度感,如果投影片是以逐漸淡出和淡入的方式轉換,報告的步調會顯得比較慢;如果是以快速飛出和飛入的方式處理,步調則會顯得比較快。設法統一轉換的風格。
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